Kuadran Prioritas, Cara Mengatur Waktu Agar Efektif dan Anti Stres

Suatu ketika seorang mahasiswa semester 5 sedang gencar-gencarnya diserang tugas kuliah sana-sini,

Novia Kartikasari Novia Kartikasari · 3 min read >
Kuadran Prioritas, Metode Manajemen Waktu

Suatu ketika seorang mahasiswa semester 5 sedang gencar-gencarnya diserang tugas kuliah sana-sini, ada laporan praktikum seminggu sekali, kuliah lapangan setiap bulan, dan segudang tugas harian lain yang harus dia kerjakan.

Kemudian suatu ketika organisasi yang sedang dia ikuti memberikan dia tugas untuk segera membuat sebuah banner acara dengan deadline yang mepet juga.

Tentunya keadaan “mepet” bertubi-tubi seperti ilustrasi diatas membuat seseorang cepat stres dan malah tidak bisa konsentrasi untuk segera mengerjakan berbagai tugas tersebut.

Salah satu sumber stres yang banyak dialami oleh seseorang saat ini adalah terkait dengan waktu, waktu yang mepet dengan beban tugas yang banyak tentu sangat membebani kehidupan seseorang, hingga tidak jarang semua stresor yang menumpuk ini membuat seseorang mengalami gangguan fisik ringan-berat hingga menyalur pada gangguan mental.

Oleh karenanya untuk mengatasi stresor semacam ini perlu adanya manajemen waktu yang sangat baik dan tertata.

Salah satu metode yang cukup terkenal dan diterapkan oleh banyak orang hingga saat ini adalah menggunakan metode “Kuadran Prioritas”, metode yang bertujuan untuk membuat pengaturan waktu lebih efektif dibanding hanya sekadar efisien saja.

Kuadran Prioritas Stephen Covey

Stephen Covey
Stephen Covey

Stephen Covey adalah seorang penulis buku Psikologi terkenal membuat sebuah metode self-help menggunakan sistem matriks (bagan/kuadran) untuk manajemen waktu dan kegiatan. Dikenal sebagai “Kuadran Empat Prioritas”.

Metode kuadran empat milik Covey ini dikembangkan berdasarkan pada prinsip “penting/mendesak” yang diungkapkan oleh Eisenhower Dwight D. Eisenhower sendiri di tahun 1924 pernah mengatakan dalam sebuah pidato formalnya mengenai cara dia memanajemen masalah yang dihadapi dalam hidup.

Dia mengatakan “Saya memiliki dua jenis masalah dalam hidup saya ini: mengenai perkara penting dan mendesak. Yang mendesak itu kadang tidak selalu penting, dan yang penting itu kadang tidak selalu mendesak”.

Setelah pidatonya yang luar biasa ini, kemudian banyak orang menyebut salah satu kutipan dari pidato ini sebagai “Prinsip Eisenhower”,  yaitu salah satu prinsip yang digunakan untuk memanajamen waktu secara lebih efektif bukan hanya efisien.

Prinsip dari kuadran prioritas ini adalah mengatur waktu dan prioritas, prinsip waktu dibagi menjadi mendesak atau tidaknya sesuatu hal tersebut, kemudian prioritas dibagi menjadi seberapa penting / tidaknya suatu hal tersebut.

Baca Juga : 5 Tips Melepaskan Kecemasan Agar Lebih Tenang Dalam Bekerja

Pembagian Empat Kategori Kuadran Prioritas Menurut Stephen Covey

Stephen Cove Kuadran
Sumber: Stephen Covey, Sumber : The Seven Habit of Highly Effective People Book

Kuadran 1 – Mendesak dan Penting

Kuadran satu berisi hal-hal yang mendesak, segala hal terkait deadline yang mepet dan harus segera diselesaikan masukkan disini. Kuadran ini adalah wadah untuk segala tugas dan tanggungjawab yang perlu segera kamu beri perhatian dan selesaikan.

Tentunya tugas dan tanggungjawab ini harus benar-benar penting, penting tidaknya tugas sangat tergantung pada seberapa banyak hal itu berkontribusi pada hidup kamu.

Dengan menaruhnya di kuadran satu ini, seseorang bisa tau hal apa saja yang perlu segera dia selesaikan tanpa harus menunda-nunda lagi atau prokrastinasi. Contoh hal-hal yang bisa dimasukkan dalam kuadran satu ini seperti deadline tugas, tugas dari tempat kerja, survey tempat, dsb.

Kuadran 2 – Tidak Mendesak Tetapi Penting

Kuadran dua ini berisi hal-hal yang penting namun tidak perlu segera diselesaikan / dilakukan, dengan kata lain tugas yang masuk kesini sifatnya berjangka panjang dan kadang juga tidak ada deadline yang pasti.

Hal-hal yang berada di kuadran dua ini salah satu yang penting untuk diperhatikan, sedikit berbeda dengan kuadran satu yang sangat menekan dan membutuhkan penyelesaian segera, kuadran dua ini justru sangat membantu kita untuk merencanakan tujuan jangka panjang kita.

Contoh hal-hal yang bisa dimasukkan dalam kuadran dua ini seperti meningkatkan kemampuan tertentu (skill), mencapai prestasi tertentu hingga membentuk kebiasaan baik.

Kuadran 3 – Mendesak Tapi Tidak Penting

Kuadran tiga ini berisi hal-hal yang mendistraksi perhatian kita namun hal-hal ini sebenarnya tidak penting meskipun perlu segera diselesaikan.

Hal-hal yang ada di kuadran ini, perlu sekali untuk diminimalisir jumlahnya (disedikitkan), mengurangi / mengeleminasi hal-hal dalam kuadran ini adalah salah satu caranya selain itu bisa juga coba untuk mendelegasikan hal tersebut dengan orang lain (maksudnya membagi sebuah tugas dengan orang lain jika memang bisa dibagi).

Contoh hal-hal yang bisa dimasukkan dalam kuadran tiga ini seperti pembicaraan ringan dengan teman (yang tidak berkepentingan), pertemuan yang sebenarnya tidak terlalu penting, mengerjakan tugas yang bukan bagian dari tugas seseorang, dsb.

Kuadran 4 – Tidak Mendesak dan Tidak Penting

Kuadran empat ini berisi hal-hal yang tidak penting dan tidak mendesak. Sifat dari kuadran empat ini memang cenderung membawa kebahagiaan sesaat, meskipun lebih bijak dilakukan di saat seseorang benar-benar luang.

Hal-hal yang termasuk dalam kuadran ini benar benar perlu dikurangi dan diminimalisir sebanyak mungkin karena memang cenderung membuat kita membuang-buang waktu yang berharga (utamanya) ketika kita sedang diburu banyak hal penting lain.

Contoh hal-hal yang bisa dimasukkan dalam kuadran empat ini seperti scrolling media sosial seharian, browsing hal-hal yang tidak relevan dalam waktu yang lama, menonton televisi, film dan drama terlalu lama, dsb.

Baca Juga : 5 Cara Mencapai Kesuksesan Hidup Dengan Motivasi Intrinsik

Bagaimana Penerapan Kuadran Prioritas Dalam Mengatur Waktu Kehidupan Sehari-hari ?

Penerapan Teori Kuadran Prioritas Dalam Kehidupan
Penerapan Teori Kuadran Prioritas Dalam Kehidupan

Beberapa teman yang mengalami permasalahan terkait manajemen waktu selalu saya dorong untuk menerapkan sistem kuadran ini, karena memang terbukti cukup ampuh untuk memberi ide dan pemahaman pada seseorang mengenai hal apa saja yang seharusnya segera dia lakukan dan mana yang harusnya dia tinggalkan. Tidak ada cara yang benar benar baku untuk membuat / menulis kuadran ini.

Secara sederhana kuadran ini bisa ditulis dengan cara konvensional, saya menyarankan untuk membuat daftar semua kegiatan terlebih dahulu, yang kemudian nantinya mulai dipilah berdasarkan karakteristik empat kuadran dan selanjutnya dimasukkan kedalam kuadran-kuadran yang sudah dibagi empat ini.

Sehingga kita juga bisa tahu sebenarnya mana tugas yang harus dilakukan segera dan mana yang tidak secara keseluruhan.Cara ini memang sedikit ribet untuk sebagian orang karena setiap kali hendak melakukan kegiatan atau punya tujuan baru seseorang harus rajin memilah dan memasukkannya kedalam kuadran-kuadran prioritas.

Cara lain yang bisa dilakukan adalah dengan mengunduh aplikasi pengingat tugas di handphone namun dengan catatan aplikasi pengingat tersebut sebaiknya ada menu penggolongan kategorinya seperti contoh aplikasinya adalah “Tasks” yang bisa diunduh di Playstore.

Prinsipnya sama, hanya saja kita tidak membuat bagan secara manual kita hanya perlu input “Title” sebagai “Kuadran I – IV” kemudian kegiatan yang sudah kita daftar selanjutnya dimasukkan perkategori, kelemahannya kita harus membuka daftar kegiatan disetiap kuadrannya satu persatu, namun tentunya lebih efisien sebagai pengingat di handphone dan bisa kita lihat sewaktu-waktu.

Kuadran Prioritas adalah satu diantara banyak metode manajemen waktu yang bisa secara sederhana kamu terapkan. Mengatur waktu secara efektif dan efisien tentu akan mempermudah hidup kita juga, dan secara tidak langsung akan membantu kita untuk memanajemen stres.

Baca Juga : Grounding Exercise, Cara Sederhana untuk Mengurangi Kecemasanmu

Prinsipnya sebenarnya jangan malas untuk memulai kebiasaan baru, mungkin diawal terlihat sulit untuk membiasakannya namun jika sudah terbiasa maka manfaat besarnya benar-benar sangat bisa dirasakan.

Novia Kartikasari
An amateur writer who inspired to be a professional writer someday. I love writing about a social phenomenon, education, environmental and lifestyle issue Read Full Profile