in ,

9 Cara Efektif Mengawasi Karyawan Saat Work From Home (WFH)

Mengawasi Karyawan WFH

Ada berbagai kebijakan yang diterapkan selama pandemi COVID-19 salah satunya adalah Work From Home (WFH) atau kerja remote. Menerapkan sebuah kebijakan yang belum pernah diterapkan sebelumnya merupakan sebuah tantangan tersendiri.

Sebagai seorang pemimpin, mengelola karyawan ketika WFH tentunya akan menjadi pengalaman yang baru. Ketika pandemi sedang berlangsung, seorang pemimpin tetap harus memastikan karyawan tetap produktif dan mengerjakan pekerjaan semaksimal mungkin meskipun keadaan kurang kondusif.

Oleh sebab itu, seorang pemimpin harus mengetahui cara-cara yang harus dilakukan untuk mengawasi dan mengelola karyawan saat kerja remote. Berikut ini adalah 9 cara yang harus dilakukan oleh seorang pemimpin supaya dapat mengawasi dan mengelola karyawan ketika kerja remote

1. Memilih Orang yang Tepat

Memilih Orang Yang Tepat
Memilih Orang Yang Tepat

Saat ini pandemi COVID-19 sedang menyerang beberapa negara termasuk Indonesia. Pemerintah Indonesia telah mengeluarkan kebijakan untuk new normal sehingga perekonomian negara tetap berjalan.

Ada banyak hal yang harus ditaati saat new normal. 

Misalnya pembatasan jumlah orang dalam ruangan karena harus menerapkan jaga jarak. Oleh sebab itu tidak semua karyawan harus masuk ke kantor atau pabrik. Beberapa karyawan dapat melakukan pekerjaan di rumah.

Salah satu faktor yang menunjang keberhasilan dalam kerja remote adalah orang-orang yang kamu pilih untuk WFH.

Jika kamu memilih tipe pekerja keras, kompeten dan selalu bersikap positif terhadap segala perubahan maka kerja remote akan berjalan dengan lancar dan kamu tidak akan repot mengawasi serta mengelola karyawan.

Sebelum memutuskan karyawan yang harus kerja remote, kamu harus melihat kecakapan dan sikap  setiap karyawan. Jangan hanya melihat dari kemampuannya, namun kamu juga harus melihat apakah karyawan tersebut memiliki sifat malas atau tidak.

Selain itu, untuk menentukan karyawan mana yang harus WFH kamu harus melihat dari beban kerja dan jenis pekerjaan mereka. Pilihlah yang  karyawan yang menurut kamu tidak akan menghadapi kesulitan saat kerja remote.

2. Menentukan Jam Kerja Online

Menentukan Jam Kerja Online
Menentukan Jam Kerja Online

Bekerja dari rumah bukan berarti tidak memiliki jam kerja. Supaya karyawan tidak kehilangan produktivitas saat bekerja maka kamu harus menetapkan jam kerja. Jam kerja WFH yang baik adalah jam kerja yang sesuai pada jam kerja saat tidak WFH.

Dengan adanya jam kerja, kamu akan lebih mudah memantau karyawan secara online sehingga membantu mereka tetap fokus untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Selain itu, jika ada jam kerja saat WFH karyawan dapat membagi waktu mereka antara pekerjaan kantor atau pekerjaan rumah.

Karyawan dan kamu harus sama-sama menaati jam kerja tersebut. Jangan sampai untuk meningkatkan produktivitas saat WFH kamu menganggap bahwa karyawan bekerja selama 24 jam. Jika kamu ingin memberikan mereka pekerjaan maka berilah saat jam kerja.

Ingat, karyawan juga memiliki kesibukan lain selain menyelesaikan pekerjaan kantor dan membutuhkan waktu untuk istirahat.

3. Menetapkan Daily Check-in

Menetapkan Daily Check-in
Menetapkan Daily Check-in

Saat bekerja di kantor, setiap karyawan wajib melakukan daily check-in atau absen. Selain absen, daily check-in biasanya dilakukan dengan cara berkumpul terlebih dahulu sebelum memulai pekerjaan untuk menentukan agenda dan melihat perkembangan setiap karyawan.

Begitu pula saat  WFH, sebaiknya absensi dan pertemuan tetap dilakukan secara rutin

Daily check-in  saat WFH dapat dilakukan dengan beberapa cara seperti rapat online. Dengan adanya daily check-in kamu dapat memudahkan kamu memantau karyawan, menentukan agenda bersama, memberikan feed back atas pekerjaan karyawan, mengetahui perkembangan karyawan dan sebagainya.

Usahakan saat kerja remote yang berubah hanyalah tempat bekerja sehingga segala hal yang dilakukan saat tidak kerja remote tetap dilakukan saat kerja remote meskipun dengan cara yang berbeda.

4. Menjaga Komunikasi yang Baik antar Karyawan

Menjaga Komunikasi Yang Baik Dengan Karyawan
Menjaga Komunikasi Yang Baik Dengan Karyawan

Komunikasi adalah hal yang sangat penting dalam sebuah perusahaan. Sebagai pemimpin yang baik, kamu harus tetap menjaga komunikasi kepada karyawan dan komunikasi antar karyawan meskipun kamu tidak bertemu langsung dengan mereka.

Gunakanlah berbagai teknologi sebagai sarana untuk menunjang komunikasi yang baik. Kamu bisa menggunakan email untuk mengirim pesan. Kamu juga bisa berkomunikasi dengan karyawan melalui video call dengan bantuan aplikasi project management seperti Zoom, Google Meet, Webex dan sebagainya.

Jika tim kamu atau karyawan kamu berada di zona waktu yang berbeda misalnya kamu sedang berada di Waktu Indonesia Barat, sedangkan beberapa tim kamu ada yang berada di Waktu Indonesia Tengah, maka kamu perlu memilih jadwal yang tepat untuk meeting.

5. Memastikan Karyawan Memiliki Sumber Daya yang Mendukung

Perlatan Untuk Work From Home
Perlatan Untuk Work From Home

Hal yang sangat perlu diperhatikan sebelum menetapkan WFH, adalah sumber daya yang dimiliki karyawan.

Pastikan karyawan memiliki peralatan yang cukup untuk melakukan WFH seperti laptop dengan spesifikasi tertentu, perangkat lunak dan kecepatan internet.

Jika karyawan yang menurut kamu bisa WFH namun tidak memiliki sumberdaya yang mencukupi maka berikan solusi atas permasalahannya supaya pekerjaan tetap bisa dikerjakan meskipun WFH.

Misalnya perusahaan memiliki laptop maka bisa meminjamkannya kepada karyawan.

6. Mengetahui Aplikasi Apa Saja yang Digunakan saat WFH

Aplikasi Yang Digunakan Untuk WFH
Aplikasi Yang Digunakan Untuk WFH

Ketika perusahaan memutuskan untuk WFH maka karyawan akan lebih banyak menggunakan soft file daripada hard file. Soft file atau file digital akan mudah di transer kepada orang lain. Selain mentransefer ada banyak kegiatan lain yang dilakukan secara digital.

Oleh sebab itu, kamu harus mengetahui aplikasi apa saja yang dapat menunjang kerja remote baik yang gratis atau yang berbayar.

Untuk menunjang komunikasi kamu bisa menggunakan aplikasi Go To Meeting, Freedom Voice, Google Meet dan sebagainya. Untuk menunjang project management bisa menggunakan Basecamp, Drobox dan Slack. Jika kamu harus mengelola data kehadiran karyawan secara efektif dan efisien, kamu bisa menggunakan aplikasi Hadirr.

Dengan adanya aplikasi-aplikasi tersebut kamu dapat dengan mudah memantau karyawan dan mengelola karyawan saat kerja remote. Meskipun kerja remote pekerjaan tetap dapat selesai tepat waktu.

7. Mengelola Ekspetasi

Mengelola Ekspetasi Terhadap Karyawan
Mengelola Ekspetasi Terhadap Karyawan

Untuk menjadi pemimpin yang baik selama WFH, kamu harus mampu mengelola ekspetasi baik itu ekspetasi kamu kepada karyawan dan ekspetasi karyawan terhadap kamu. Bicarakan semua hal yang kamu harapkan kepada karyawan selama WFH supaya mereka juga memahami mengenai tugas yang harus mereka lakukan.

Kamu harus mendefinisikan ruang lingkup pekerjaan mereka, dead line dan hasil yang diharapkan pada pekerjaan.Jika hal tersebut kamu lakukan maka karyawan dapat mengetahui arah pekerjaan mereka dan fokus saat bekerja

Akan tetapi kamu juga harus mendengarkan ekspetasi mereka terhadap kamu. Misalnya berke berekspetasi akan mendapatkan feed back atas pekerjaan mereka.

Mendengarkan ekspetasi mereka akan membuat kamu mengetahui harapan mereka dan hal-hal yang dapat membantu mereka selama kerja remote.

8. Memberikan Dukungan Emosional

Memberikan Dukungan Emosional
Memberikan Dukungan Emosional

Ada banyak hal yang dapat terjadi saat WFH. Karyawan akan rentan mengalami stres, merasa cemas dan kesepian. Oleh sebab itu, kamu sebagai pemimpin mereka harus dapat memberikan dukungan secara emosional kepada karyawan.

Cobalah untuk selalu menanyakan kabar mereka dan dengarkan respon serta keluh kesah mereka selama WFH. Ketika di Indonesia belum ada kasus COVID-19, saat bekerja ada jam istirahat. Cobalah menerapkan hal yang sama saat WFH.

Ketika jam istirahat kamu dapat membuat istirahat virtual sebagai sarana karyawan untuk saling menyapa dan berbicara.

Jika seorang pemimpin memberikan dukungan emosional saat WFH maka akan dapat membangun rasa percaya diri pada setiap karyawan.

Selain itu, karyawan akan lebih termotivasi dalam bekerja sehingga akan lebih fokus ketika bekerja. Jika anda masih bingung bagaimana memberikan dukungan emosional untuk karyawan, anda bisa mempelajari tentang : 9 Cara Memotivasi Karyawan Untuk Meningkatkan Kinerja.

9. Melakukan Evaluasi

Melakukan Evaluasi Kerja Untuk Karyawan
Melakukan Evaluasi Kerja Untuk Karyawan

Melakukan evaluasi atas segala kebijakan perlu dilakukan. Lakukanlah evaluasi atas kebijakan WFH yang selama ini telah dilakukan dan periksa hasil pekerjaan setiap karyawan.

Kumpulkan data-data supaya kamu dapat melihat bagaimana produktivitas karyawan selama WFH apakah meningkat, menurun atau stabil. Selain itu sebaiknya kamu melakukan evaluasi apakah selama WFH terdapat hambatan.

Jika iya segeralah mencari solusi bersama. Ketika sedang melakukan evaluasi, kamu bisa meminta saran dari karyawan kamu.

Tidak ada salahnya kamu melibatkan karyawan atau tim kamu selama evaluasi. Mendengarkan saran mereka tidak akan merendahkan harga diri kamu namun justru dapat membuat kamu menjadi pemimpin yang lebih baik lagi.

Selain itu jika kamu mencoba meminta saran dari mereka, mereka akan merasa dihargai. Terkait tentang evaluasi kerja karyawan, anda bisa mempelajari : 9 Kriteria Penilaian Kinerja Karyawan Yang Paling Efektif.

Itulah 9 cara yang dapat kamu lakukan untuk mengelola dan mengawasi karyawan selama WFH. Meskipun WFH terasa lebih sulit, jika kamu membuat aturan yang tepat dan melakukan tindakan yang tepat, maka WFH akan berjalan dengan lancar.

Written by Elsa Cordana

Suka bermimpi dan berusaha menggapai mimpi