Setiap perusahaan memiliki sebuah masalah. Salah satu cara untuk menyelesaikan sebuah masalah adalah dengan melakukan diskusi. Diskusi dapat dilakukan dengan cara melakukan rapat. Suatu masalah terkadang harus diselesaikan dengan cara kolaborasi dengan orang lain karena masalah tersebut tidak hanya melibatkan satu pekerja saja namun juga beberapa pekerja.
Tujuan dari sebuah rapat adalah menghasilkan sebuah keputusan yang berfungsi untuk memecahkan masalah.Untuk memperoleh keputusan yang terbaik maka dibutuhkan berbagai pandangan atau perspektif orang terhadap suatu masalah.
Rapat memang cara yang efektif untuk menyelesaikan masalah namun dalam praktiknya, yang terjadi justru pada rapat tidak berjalan dengan baik sehingga tidak efektif dan efisien.
Jika kamu ditunjuk sebagai orang yang bertanggung jawab untuk memimpin rapat maka kamu harus melakukan semaksimal mungkin. Simak tips memimpin rapat di bawah ini supaya rapat berjalan dengan baik.
1. Membuka Rapat
Memberikan salam adalah sebuah budaya yang wajib dilakukan ketika sedang berbicara dengan orang lain. Oleh sebab itu, hal yang harus pertama kamu lakukan sebelum memimpin rapat adalah memberi salam. Usahakan membuka rapat dengan salam yang resmi.
Misalnya selamat pagi atau siang dan ditambah dengan salam dengan lima agama. Sebaiknya memberikan salam secara lengkap dengan salam dari lima agama. Hal tersebut menandakan bahwa kamu menghargai sebuah perbedaan.
Setelah membuka dengan salam maka kamu harus memperkenalkan diri kamu yaitu berupa nama dan jabatan. Meskipun beberapa peserta rapat sudah mengetahui kamu siapa namun hal tersebut sebaiknya tetap dilakukan.
Perkenalan antar peserta rapat juga perlu dilakukan jika para peserta rapat beberapa ada yang tidak saling mengenal. Jika seluruh peserta rapat sudah saling mengenal maka hal tersebut tidak perlu dilakukan untuk mempersingkat rapat
2. Membicarakan Tujuan Rapat dan Kapan Rapat Akan Berakhir
Setelah selesai memberikan pembukaan maka langkah selanjutnya kamu menjelaskan mengenai topik apa yang akan didiskusikan di rapat dan tujuan apa yang harus dicapai dalam rapat ini. Hal tersebut berfungsi supaya rapat berjalan kondusif dan pembicaraan rapat lebih fokus.
Hal lain yang harus kamu lakukan juga setelah pembukaan kamu memberitahukan kapan rapat harus selesai. Memberitahu kapan rapat harus selesai dapat berfungsi supaya menjadi pengingat agar dapat menjalankan rapat secara tepat waktu.
Setiap para anggota rapat pasti memiliki kesibukan lainnya selain rapat. Bahkan ketika selesai rapat kemungkinan pekerjaan mereka akan bertambah sehingga kamu harus menghargai waktu mereka.
Sebaiknya kamu memilih durasi rapat yang tepat. Jangan sampai durasi rapat sangat lama. Peserta rapat akan merasa lelah jika durasi rapat terlalu lama dan menjadi tidak fokus ketika rapat.
3. Memberikan Catatan Mengenai Rapat Sebelumnya
Jika kamu diberi tanggung jawab untuk memimpin rapat dari sebuah proyek yang berkelanjutan atau jangka panjang, maka sebaiknya kamu memberikan catatan ringkasan mengenai hasil rapat sebelumnya. Hal ini dilakukan karena tidak semua anggota rapat hadir pada rapat sebelumnya.
Jika kamu memimpin rapat baru atau yang belum pernah dimulai sebelumnya, maka kamu bisa membagikan beberapa catatan yang tidak bisa kamu tampilkan secara lengkap di layar presentasi. Kedua hal tersebut dilakukan supaya rapat yang kamu pimpin dapat efektif dan efisien.
4. Mempersilakan Peserta Rapat Untuk Menyampaikan Laporan
Menjadi pemimpin rapat bukan berarti kamu harus berbicara terus menerus. Ada saatnya peserta rapat berbicara. Ketika rapat yang kamu pimpin merupakan rapat berkelanjutan maka sebaiknya kamu mempersilakan peserta rapat untuk menyampaikan laporannya.
Laporan dari peserta rapat dapat berupa mengenai progres yang telah dilakukan oleh mereka sejak rapat terakhir. Misalnya mereka sudah mulai melakukan progres mengenai hasil keputusan rapat terakhir.
Pada rapat sebelumnya, diputuskan bahwa bagian produksi harus mencoba mengurangi suatu proses. Setelah rapat terakhir, departemen melakukan uji coba terhadap keputusan tersebut. Ternyata saat diuji coba, kualitas produk akan berkurang jika proses tersebut dihilangkan. Hal tersebutlah yang harus dilaporkan saat rapat. Hasil percobaan dapat digunakan sebagai bahan evaluasi.
Melaporkan laporan mengenai perkembangan mengenai situasi terkini tidak hanya bermanfaat bagi pemimpin rapat namun juga bagi peserta rapat lainnya. Peserta rapat dapat mengetahui situasi yang baru bahkan kamu dan peserta rapat lainnya bisa melakukan brain stromming.
5. Menyelesaikan Hal-Hal yang Belum Selesai pada Rapat Sebelumnya
Rapat berjalan secara mulus merupakan harapan banyak orang. Akan tetapi pada kenyataannya rapat tidak selalu berjalan dengan lancar. Terkadang terlalu banyak hal yang dibahas dan terbatasnya waktu maka terdapat hal-hal yang tidak bisa diselesaikan saat itu.
Jika kamu memimpin rapat, pastikan hal-hal yang belum diputuskan atau diselesaikan di rapat sebelumnya kamu bahas pada rapat ini dan kamu selesaikan. Jangan pernah menunda-nunda pekerjaan karena di depan ada banyak pekerjaan lain yang juga menanti untuk diselesaikan.
6. Membahas Hal Baru
Setelah kamu membahas mengenai hal-hal yang belum dapat diselesaikan pada rapat sebelumnya, saat kamu memimpin rapat kamu juga harus membicarakan mengenai hal yang baru. Hal-hal yang baru ini dapat kamu dapatkan dari perkembangan yang peserta rapat berikan.
Usahakan hal baru ini langsung memperoleh keputusan dari para peserta rapat sehingga kamu tidak menumpuk pekerjaan di rapat selanjutnya. Jadilah pemimpin rapat yang efektif dan efisien.
7. Mengurangi Penggunaan Gadget
Menjadi seorang yang dapat memimpin rapat harus mampu membuat para peserta rapat fokus. Ketika kamu memimpin rapat, usahakan komunikatif sehingga peserta rapat betah memperhatikan kamu. Jangan sampai peserta rapat merasa bosan lalu bermain gadget dan menjadikan mereka kurang fokus.
Selain mencegah peserta rapat untuk mengurangi penggunaan gadget kamu juga harus melakukannya. Persiapkanlah presentasi dengan baik supaya kamu dapat melihat audience dan tidak hanya berfokus pada slide presentasi.
8. Menyiapkan Minuman dan Camilan
Berpikir merupakan salah satu kegiatan yang membutuhkan energi. Ketika kamu mengadakan rapat mungkin para peserta rapat masih memiliki energi yang cukup banyak.
Akan tetapi jika kamu mengadakan rapat di siang hari maka ada kemungkinan energi yang tersisa untuk rapat tinggal sedikit Oleh sebab itu kamu perlu menyiapkan minuman dan camilan kepada peserta rapat.
Jika memberikan camilan membuat kamu keberatan atau kerepotan, kamu cukup memberikan minuman saja. Kalau kamu memilih camilan, usahakan camilan tersebut sehat dan terjaga kebersihannya.
Selain menambah energi, memberikan camilan dan atau minuman akan membuat seseorang merasa dihargai. Oleh sebab itu, peserta rapat akan lebih termotivasi ketika rapat.
9. Menyelipkan Humor
Rapat di kantor merupakan acara yang penting dan mungkin dilakukan secara resmi. Akan tetapi kamu tidak ingin peserta rapat yang kamu pimpin merasa bosan bukan?
Selain bosan, ketika rapat pasti ada rasa tegang diantara peserta rapat. Kamu bisa menyelipkan humor untuk mencairkan suasana.
Pilihlah humor yang ringan dan jangan sampai mengandung isu SARA. Selain humor, di akhir rapat, kamu bisa menyelipkan pantun sebagai penutup,
10. Mengakhiri Rapat
Setelah rapat sudah dirasa cukup dan waktu menunjukan bahwa waktu rapat telah habis maka sebaiknya kamu mengakhiri rapat. Usahakan selama rapat ada notulen yang mencatat mengenai jalannya rapat.
Saat di akhir rapat kamu mempersilakan notulen untuk menyampaikan garis besar dan hal-hal penting apa saja yang telah di bahas selama rapat.
Setelah selesai menyampaikan notulen rapat maka kamu membahas mengenai rapat apakah akan ada rapat lagi atau tidak. Jika ada rapat lagi maka sebaiknya kamu memberitahukan kapan agenda rapat berikutnya.
Hal ini dapat memunculkan rasa kesinambungan dari suatu proyek dan suatu keputusan untuk menuju tahap berikutnya. Hal tersebut juga akan membuat para peserta rapat memiliki pedoman kerangka waktu.
Mereka mengetahui mengenai deadline tugas yang diberikan saat rapat karena saat pertemuan rapat berikutnya, mereka harus memaparkan perkembangan atau hasil kerja.
Demikianlah mengenai cara-cara untuk menjadi seorang pemimpin rapat yang baik. Rapat yang baik adalah rapat yang efektif dan efisien. Hal ini berarti rapat yang baik adalah rapat yang tepat waktu dan mencapai tujuan.
Tidak perlu rapat berjam-jam karena hanya akan menimbulkan ketidak efektifan, Jika suatu rapat belum mencapai sebuah tujuan maka jangan dipaksa untuk saat itu juga mencapai tujuan atau menghasilkan sebuah keputusan dan justru membuat kamu mengabaikan waktu. Ingat,, kamu masih bisa mengadakan pertemuan lagi.
Jadi tunggu apa lagi? Jangan takut untuk menjadi pemimpin rapat. Sebagai pemimpin kamu juga bisa mempelajari beberapa artikel berikut:
- 9 Kesalahan Pemimpin Perusahaan Yang Dapat Membahayakan
- 7 Cara Menangani Karyawan yang Memiliki Kinerja Buruk
